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Estructura de Seguimiento: Las Etapas de Cada Fase ​

En el Portal de Administración, el seguimiento y ejecución de las fases del concurso de selección no es un listado estático, sino un flujo de trabajo continuo y riguroso. Estructura de fases Cada una de las fases configuradas en la convocatoria (Recepción de Postulaciones, Revisión de Documentación Mínima Habilitante, Calificación de Méritos, Examen de Admisión, Evaluación Psicológica, Entrevista Personal y Publicación de Resultados) se ejecuta dentro de su Espacio de Trabajo de Seguimiento, transitando de manera secuencial por 4 etapas operativas:

Estructura de fases

NOTA

En aquellas fases que admiten legalmente recursos de reclamación (como la Revisión DMH y la Calificación de Méritos), la etapa de Cierre se ejecuta en dos momentos reglamentarios: primero con el Informe de Cierre Preliminar (que activa las impugnaciones) y tras concluir el trámite de reclamos, con el Informe de Cierre Definitivo, el cual transita por el mismo circuito formal de revisión y aprobación.

1. Etapa 1: Preparación ​

Es la antesala indispensable de la fase. Antes de que los postulantes o evaluadores inicien actuaciones, el equipo administrativo debe alistar las condiciones técnicas, colegiadas y normativas:

  1. Conformación de Comisiones y Subcomisiones:

    • Asignación formal de autoridades comisionadas
    • En fases con despliegue territorial (como Revisión DMH o Calificación de Méritos), conformación de subcomisiones departamentales.
    • En el Examen de Admisión, acreditación obligatoria de las 3 comisiones reglamentarias: Elaboración de Examen, Recepción de Examen, y Calificación y Publicación.
    • En la Evaluación Psicológica, acreditación individual de los psicólogos evaluadores.
    • Registro de la Resolución de Designación emitida por la Dirección General y confirmación oficial de miembros.

  2. Publicación Oficial de Actos y Guías Metodológicas:

    • Carga y publicación de instrumentos normativos previos requeridos de acuerdo a la fase.

  3. Programación y Publicación de Cronogramas:

    • Configuración de sedes, aulas de cómputo, consultorios o salas de entrevista, junto con los turnos y franjas horarias asignadas a los postulantes.
    • Publicación oficial de la programación para conocimiento oportuno de los postulantes en su portal ciudadano.

  4. Estadísticas de Apertura:

    • Verificación del número exacto de aspirantes habilitados transferidos desde la fase precedente.

IMPORTANTE

El sistema bloquea el paso a la etapa de Desarrollo mientras las comisiones reglamentarias no se encuentren con sus miembros confirmados y las publicaciones preparatorias exigidas por el Sistema de Gestión de Calidad no hayan sido debidamente difundidas.

Manual Detallado de Comisiones Evaluadoras

Para consultar el flujo integral de acreditación colegiada, asignación de roles, generación automática de credenciales para el Portal de Comisiones y resolución de excusas o sustituciones, consulte la Guía de Comisiones Evaluadoras.

2. Etapa 2: Desarrollo ​

Es el periodo operativo activo en el que se ejecutan las evaluaciones y actuaciones correspondientes a la fase:

  1. Sub-pestaña Operativa y Cierre Automático:

    • Monitoreo del estado de la fase.
    • Programación de Cierre Automático de Fase: El administrador establece la fecha y hora límite en la que concluirán las actuaciones operativas.
    • Semaforización de Plazos: Indicadores visuales en tiempo real que alertan el tiempo restante (en días u horas) para el vencimiento del periodo operativo, previniendo dilaciones indebidas.

  2. Sub-pestaña Resultados y Estadísticas:

    • Monitoreo del avance global e individual por mesas evaluadoras: cantidad de expedientes o pruebas calificadas, evaluaciones pendientes y notas promedio.
    • Detección de Discordancias: Alerta automática cuando dos evaluadores difieren en su puntaje por encima del umbral reglamentario, requiriendo dirimición previa.

  3. Sub-pestaña Reprogramaciones:

    • Específica para las fases de Evaluación Psicológica y Entrevista Personal.
    • Permite a la Dirección General autorizar o rechazar solicitudes de cambio de turno o franja horaria sustentadas en causales de fuerza mayor o problemas médicos sobrevinientes debidamente acreditados.

  4. Sub-pestaña Postulaciones:

    • Listado completo de los aspirantes habilitados para participar en la fase, con acceso a su expediente digital y trazabilidad de actuaciones.

3. Etapa 3: Cierre (Informes de Cierre, Aprobación y Publicación de Resultados) ​

Formaliza la culminación técnica y legal de la fase. En las fases con derecho a impugnación, esta etapa se vive en dos ciclos idénticos en su flujo administrativo, diferenciados por el tipo de resultado que emiten:

Ciclo A: Informe de Cierre Preliminar (Previo a Impugnaciones) ​

  1. Elaboración del Informe Preliminar: Concluidas las evaluaciones de la etapa de Desarrollo, la comisión elabora el Informe de Cierre de Fase (Tipo de Resultado: Preliminar), incorporando la memoria técnica, estadísticas parciales y actas preliminares.
  2. Acción UFOR Pendiente: El Jefe UFOR o Administrador del Sistema audita los actuados. Puede Observar o Remitir a Dirección General.
  3. Aprobación de Dirección General: El Director General examina el informe preliminar y presiona Aprobar Informe.
  4. Generación del Aviso Web: El sistema genera de forma automática el aviso web de resultados en estado En borrador.
  5. Publicación Oficial Preliminar: El Administrador del Sistema gestiona los archivos adjuntos (nóminas de habilitados/inhabilitados preliminares o actas de notas) y presiona Publicar Resultados:
    • Activa el temporizador de Fin de Recepción de Impugnaciones con la fecha límite sugerida por reglamento (ej. 48 o 72 horas).
    • Envía la notificación legal vinculante por Ciudadanía Digital.
    • Publica en el portal web institucional.
    • El informe pasa al estado Resultados publicados y el sistema habilita de inmediato la etapa de Impugnaciones.

Manual Integral de Publicación de Resultados

Para consultar el flujo detallado de edición de avisos web, adjuntos de archivos y opciones de difusión inmediata o programada, consulte Publicación de Resultados de Fase (Avisos Web).

4. Etapa 4: Impugnaciones (Recepción, Remisión y Resoluciones) ​

Durante la vigencia del plazo de reclamo establecido en la publicación preliminar:

  1. Recepción Digital de Memoriales: Los postulantes disconformes interponen sus recursos desde el Portal de Postulantes adjuntando memorial y documentos de descargo.
  2. Remisión por Dirección General:
    • Si se recibieron impugnaciones: El Director General presiona Remitir Impugnaciones, fijando el plazo perentorio para que la comisión evaluadora sesione y se pronuncie.
    • Si no se recibieron impugnaciones: El Director General presiona Remitir y Autorizar Elaboración de Planillas Definitivas, concluyendo de inmediato la etapa de reclamos.
  3. Sustanciación y Resolución: La comisión evalúa los descargos:
    • Resolución Procedente: Se rectifica el estado (a Habilitado) o se recalcula la nota del rubro reclamado.
    • Resolución Improcedente: Se fundamenta el rechazo y se ratifica la decisión inicial.
    • Se emiten y notifican las Resoluciones de Impugnación con firma digital.
  4. Conclusión de la Revisión: Una vez resueltas todas las impugnaciones, la etapa de reclamos finaliza formalmente y el sistema regresa automáticamente a la etapa de Cierre.

Manual Integral de Impugnaciones

Para conocer el funcionamiento a detalle de la bandeja de reclamos, revisión de memoriales, ampliación de plazos y remisión de la autoridad, consulte Periodo de Impugnaciones.

5. Ciclo B: Informe de Cierre Definitivo (Post-Impugnaciones) ​

Una vez atendidas todas las impugnaciones (o autorizadas las planillas sin reclamos), el espacio de trabajo retorna a la etapa de Cierre, donde se ejecuta el segundo informe de cierre bajo el mismo flujo de aprobación:

  1. Elaboración del Informe de Cierre Definitivo:

    • La comisión evaluadora o el equipo técnico elabora el Informe de Cierre de Fase (Tipo de Resultado: Definitivo).
    • Se adjuntan las planillas consolidadas post-impugnaciones, las resoluciones emitidas y el cuadro final rectificado.
    • El informe se registra y queda en estado Acción UFOR pendiente.

  2. Aprobación de la Dirección General:

    • El Director General revisa el informe post-impugnaciones y las actas definitivas consolidadas.
    • Presiona el botón verde Aprobar Informe, adquiriendo el estado Aprobado.

  3. Publicación Oficial del Aviso Web Definitivo:

    • Al aprobarse el informe definitivo, el sistema genera de inmediato el Aviso Web de Publicación de Resultados Definitivos.
    • Comportamiento Especial: Al tratarse de un resultado Definitivo, el modal de publicación oculta automáticamente el selector de impugnaciones, garantizando la inmutabilidad y firmeza de la nómina final.
    • El Administrador del Sistema adjunta las nóminas definitivas y presiona Publicar Resultados:
      • Si lo desea, notifica masivamente por Ciudadanía Digital a todos los participantes con su condición y nota final definitiva.
      • Perfil de Facebook de la EJE
      • Vía correo electrónico a usuarios suscritos
      • Publica en el portal institucional.
    • El informe adquiere el estado Resultados publicados.

  4. Etapa Definitiva:

    • La fase concluye formalmente y la totalidad de los postulantes aprobados o habilitados en la nómina definitiva son transferidos a la siguiente fase del cronograma.

6. Emisión de Certificados de Participación y Desempeño ​

Al finalizar la actividad de las comisiones evaluadoras o el avance de los postulantes en cada fase:

  1. El sistema habilita el acceso al panel de Certificados de la Fase (botón superior en la cabecera).
  2. Cuando la comisión concluye formalmente su labor (Actividad: Finalizada), se genera el certificado oficial de desempeño para cada comisionado titular, suplente y veedor institucional.
  3. Asimismo, desde la ficha del postulante o desde el historial global de postulaciones, es posible generar los certificados de participación para los aspirantes.
  4. Circuito de Doble Firma: El Jefe UFOR solicita la aprobación mediante firma institucional y remite los certificados a la Dirección General, quien realiza la firma digital final. El certificado adquiere plena validez con código de verificación QR y hash criptográfico para su descarga y acreditación curricular.

Manual Detallado

Para conocer el flujo completo de firmas, reglas de generación y mecanismos de verificación pública, consulte el manual de Certificados de Participación y Desempeño.