Actas Notariadas

En el Sistema de Selección de la Escuela de Jueces del Estado (EJE), las Actas Notariadas son los documentos que dan fe y legalidad a los momentos clave de una comisión evaluadora: el inicio formal de las labores y la conclusión de las mismas.

Carga a cargo de la comisión

En el sistema no existe un rol ni usuario de Notario. El Notario de Fe Pública interviene de forma física y externa en los actos. Son los propios miembros de la comisión evaluadora (generalmente el Presidente o Responsable) quienes escanean el documento notarial en formato PDF

1. Etapas de Carga del Acta Notariada

El cargado del acta notariada se realiza en dos momentos clave del ciclo de trabajo de una comisión:

1. Apertura de actividades: Respalda la instalación legal de la comisión, quórum de integrantes e inicio formal de la fase.
2. Cierre de actividades: Acredita la finalización de las evaluaciones, la suscripción mancomunada de documentos y el cierre de los trabajos.

Para acceder a cualquiera de estas secciones, ingrese al detalle de la comisión correspondiente y ubique las pestañas superiores:

• Pestaña Apertura de actividades
• Pestaña Cierre de actividades

En ambas pestañas encontrará la tarjeta o sección dedicada a la carga del documento:

2. Paso a Paso: Cómo Adjuntar el Acta Notariada

Para registrar el acta notariada (ya sea de apertura o de cierre), siga estos pasos:

1. Abrir el selector de documentos: En la sección correspondiente, presione el botón Seleccionar / Subir Acta Notariada.

2. Elegir o subir el documento: El sistema desplegará el modal Gestor de Documentos, donde tiene dos alternativas:

   • Cargar nuevo documento (desde su equipo): En la columna izquierda (Cargar Nuevo Documento), arrastre su archivo en formato .pdf o presione el botón Seleccionar archivos para buscarlo en su computadora.
   • Seleccionar de mis documentos ya cargados: En la columna derecha (Seleccionar de mis documentos), puede buscar por nombre y marcar con el botón de radio un documento que ya haya sido cargado previamente en el sistema.

3. Confirmar selección: Tras elegir o subir el archivo PDF, presione el botón Aceptar en la parte inferior derecha del modal.

4. Guardar y registrar el acta: De vuelta en la vista de la comisión, el recuadro mostrará el documento seleccionado. Haga clic en el botón Adjuntar acta para guardar y consolidar el registro oficial.

3. Visualización y Consulta del Acta Cargada

Una vez adjuntada el acta con éxito, la sección se actualizará automáticamente y mostrará la tarjeta de visualización del documento oficial:

Desde esta tarjeta, los miembros de la comisión y los supervisores disponen de las siguientes opciones:

• Previsualización: Miniatura gráfica de la primera página del documento adjunto.
• Botón "Ver documento": Abre el visor integrado en pantalla completa para revisar el contenido del acta sin salir del portal.
• Botón de descarga: Permite descargar una copia fiel del archivo PDF oficial directamente a su equipo.

4. Alertas y Avisos de Actas Pendientes

La incorporación del acta notariada no bloquea el inicio de las evaluaciones ni la conclusión preliminar, lo que permite continuar trabajando mientras se tramita el testimonio físico ante el Notario. Sin embargo, si en una comisión no se ha cargado el acta, el sistema mostrará alertas visuales para recordar su regularización:

A. Alerta en la Tarjeta de la Lista de Comisiones

En la pantalla general de comisiones (tarjeta de la comisión), se visualiza un banner amarillo que advierte el pendiente:

Mensaje de advertencia: Acta pendiente: Requiere adjuntar el Acta Notariada de apertura de actividades.

B. Avisos en la Cabecera Interna de la Comisión

Al ingresar al detalle de la comisión, en la parte superior se desplegarán de forma permanente los avisos informativos correspondientes a los documentos que falten incorporar:

• Acta de Apertura Pendiente: Se debe adjuntar el Acta Notariada correspondiente al acto de apertura de actividades.
• Acta de Cierre Pendiente: Se debe adjuntar el Acta Notariada correspondiente al acto de cierre de actividades.

Una vez que se adjunten las actas correspondientes siguiendo los pasos descritos, estos avisos y banners desaparecerán automáticamente.